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Firmensekretär

Die Hauptaufgaben des Firmensekretärs sind es, die tagtägliche Verwaltung der Firma zu beaufsichtigen, und zu gewährleisten, dass die Firma Rechtsvorschriften sowie die eigenen Vorschriften einhält.

Qualifikationen eines Firmensekretärs

Es sind keine Qualifikationen erforderlich, um Firmensekretär bei einer Privatfirma zu werden. Bei Kapitalgesellschaften sind die Geschäftsführer gesetzlich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass es sich bei dem Firmensekretär um eine Person handelt, die ihnen so anmutet, als habe sie die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrung, um die Aufgaben eines Firmensekretärs zu erfüllen.

Berufung des Firmensekretärs

Normalerweise wird der Sekretär von den Geschäftsführern für den Zeitraum, zu dem Entgelt und zu sonstigen Bedingungen, die sie für angebracht halten, eingestellt. Eine Firma darf über mehr als einen Sekretär verfügen.

Pflichten des Firmensekretärs

Neben der Sicherstellung, dass Rechtsvorschriften sowie die eigenen Vorschriften von der Firma eingehalten werden, können einem Firmensekretär laut der Gesellschaftssatzung auch andere Aufgaben zugewiesen werden, oder Geschäftsführer können dem Sekretär andere Aufgaben zuweisen.

Auskunftspflicht

Der Firmensekretär ist dazu verpflichtet, Informationen zur Aufnahme in das Geschäftsführer- und Sekretärverzeichnis zu erfassen:

  • Name und Anschrift
  • Adresse des Firmensitzes - wenn es sich bei dem Sekretär um eine Firma handelt
  • Beteiligungen an Anteilen und verzinslichen Wertpapieren der Firma
  • Angaben über alle gekaufte oder verkaufte Anteile oder verzinsliche Wertpapiere der Firma, ihrer Holding-Gesellschaft, jeglicher Filiale oder Filiale der Holding-Gesellschaft

Administrative Aufgaben

Führung des Protokolls der Vorstands- und Hauptversammlungen im Namen der GeschäftsführerFührung der Firmenverzeichnisse, und Bereitstellung derselben zur Überprüfung, im Namen der Geschäftsführer, einschließlich:

  • Mitgliederverzeichnis
  • Geschäftsführer- und Sekretärbeteiligungsverzeichnis
  • Sicherstellung, dass Unterlagen wie etwa die Jahreserklärung und andere Erklärungen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen beim Registerbeamten eingereicht werden
  • Mit den Mitgliedern der Firma kommunizieren, und die Mitglieder über Firmenversammlungen sowie über Einzelheiten der vorgeschlagenen, bei Versammlungen in Betracht kommenden Beschlüsse benachrichtigen, und Kopien der jährlichen Finanzaufstellungen an die Mitglieder ausgeben
  • Kopien von speziellen Beschlüssen und anderen bestimmten Beschlüssen der Firma austragen
  • Erlasse bekanntgeben
  • Übertragungen von Anteilen verwalten
  • Sicherstellen, dass die Beschlüsse des Vorstands ordnungsgemäß vermittelt werden

Befugnisse des Firmensekretärs

Ein Firmensekretär hat das Befugnis, Verträge innerhalb seines eigenen Zuständigkeitsbereichs zu schließen. Ein Firmensekretär hat, wenn nicht ausdrücklich von den Geschäftsführern dazu ermächtigt, kein Befugnis, Verträge zu schließen. Jede Kapitalgesellschaft sollte über einen Firmensekretär verfügen, welcher eine Vielzahl von Aufgaben erfüllen kann, die von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Betrieb der Firma sind, einschließlich der Gewährleistung, dass man den gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt.

Firmensekretariatsservice

Wir bieten einen Firmensekretariatsservice, um sicherzustellen, dass diese wichtigen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, was die tagtägliche Leitung der Firma den Geschäftsführern überlassen wird. Wir sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen der Firma erfüllt werden, einschließlich der Ablegung von Geschäftsbüchern und Jahresberichten. Als Ihr Firmensekretär werden wir weitere Unterlagen im Hinblick auf Änderungen der Firmenstruktur (im Bedarfsfall) vorbereiten. Derartige Angelegenheiten umfassen die Zuteilung von Anteilen, Übertragungen von Anteilen, sowie die Bestimmungen und Entlassungen von leitenden Angestellten.

Was zu unseren Aufgaben gehören wird:

  • Verwaltung des Geschäftsführer- und Sekretärverzeichnis
  • Ausstellung der Anteilscheine und Aufzeichnung der Anteilsübertragungen
  • Verwaltung des Mitglieder- und Obligationärverzeichnis
  • Anordnung, dass Gebühren registriert und ins Gebührenverzeichnis eingetragen werden
  • Vorbereitung und Einreichung der Jahreserklärung - gegen Gebühr
  • Einreichung von Unterlagen an die Registrierstellen, einschließlich Änderungen des Firmensitzes, der Geschäftsführer und des Sekretärs

Regelmäßig

  • Wurde die Mitteilung zur Jahrehauptversammlung / Agenda an alle Mitglieder innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens versendet
  • Wurde eine Kopie der Geschäftsbücher an alle Mitglieder versendet
  • Wurden dem Auditor die Mitteilungen über alle Sitzungen gesendet
  • Wurden die Angaben über die Wiederwahlen der Geschäftsführer bearbeitet
  • Wurden die Angaben der Dividendenzahlungen bearbeitet
  • Wurden die Jahreserklärungen und Geschäftsbücher bei der Registrierstelle eingereicht
  • Sind alle gesetzlichen Bücher / Verzeichnisse auf dem Laufenden und vollständig
  • Wurden Abänderungen der Geschäftsführer eingereicht?

Gesetzliches Verzeichnis

Wir können als Sekretär für Ihre Firma handeln, um Ihre gesetzlichen Verzeichnisse aufrecht zu erhalten, und sicherzustellen, dass Ihre Jahresberichte pünktlich und korrekt abgegeben werden. Die gesetzlichen Verzeichnisse umfassen:

  • Mitgliedsverzeichnis
  • Geschäftsführer- und Sekretärverzeichnis
  • Geschäftsführerbeteiligungsverzeichnis
  • Gebührenverzeichnis

Gelegentlich

  • Wurden dem Auditor Kopien der schriftlichen Beschlüsse geschickt
  • Wurden alle Angaben der Geschäftsführer ordnungsgemäß eingereicht
  • Wurden alle Angaben des Sekretärs ordnungsgemäß eingereicht
  • Wurde jegliche Änderung des Namens und Handelsnamens eingereicht
  • Wurde jegliche Änderung des Firmensitzes eingereicht
  • Zeigt die Geschäftsausstattung die richtigen Details auf
  • Wurden Änderungen des Gesellschaftsvertrags und Satzung eingereicht
  • Wurden jegliche Angaben zu Hypotheken (inklusive Änderungen) eingereicht
  • Wurden alle Änderungen des genehmigten oder ausgegebenen Kapitals eingereicht
  • Befolgt die Firma ihre eigene Satzung
  • Wurden alle Protokolle der Gesellschafterversammlungen aufgezeichnet und ordentlich hinterlegt
  • Sind irgendwelche Mitglieder verstorben oder in Konkurs gegangen
  • Wurden Anteilsübertragungen ordnungsgemäß bearbeitet und die Ergebnisse aufgezeichnet