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Secretario de Sociedad

Las funciones principales del secretario son de supervisar la administración diaria de la sociedad y de garantizar que la sociedad cumpla con la ley y sus propios reglamentos.

Títulos que necesita un secretario

No es necesario que el secretario tenga ningún título para las sociedades Privadas. En el caso de una sociedad Pública limitada, los directores tienen en deber legal de garantizar que el secretario de la sociedad es una persona que tiene el conocimiento y la experiencia para llevar a cabo sus funciones como secretario de la compañía.

Nombramiento de un secretario para la empresa

En general, el secretario es nombrado por los directores bajo los términos, renumeraciones y otras condiciones que vean apropiadas, y una sociedad podrá tener más de un secretario.

Las tareas correspondientes del secretario de la empresa

Además de garantizar que la empresa cumpla con la ley y cumple con sus propios reglamentos, un secretario puede ser designado con otras tareas mencionadas en la escritura o delgadas directamente por los directores.

Obligación de guardar datos de la sociedad

El secretario de la sociedad está obligado a registrar información sobre la Sociedad para incluirla en el Registro de Directores e informar al Secretario, esta información incluye:

  • Nombre y dirección
  • Domicilio de oficina - si el secretario es una empresa
  • Intereses en forma de acciones y bonos de la empresa
  • Detalles de acciones o bonos comprados o vendidos en la empresa, su empresa matriz, filial o cualquier otra filial de su sociedad holding

Funciones Administrativas

Mantener las actas de la junta de la compañía y de la asamblea en nombre de los directores. Mantener y asegurarse de que están disponibles los registros de la Sociedad para inspección en nombre de los directores, incluyendo:

  • Registro de los Miembros
  • Registro de los intereses de la secretaria
  • Garantizar que los documentos necesarios son presentados en el Registro de Sociedades en los plazos prescritos así como la presentación de las declaraciones anuales y otros documentos importantes
  • Comunicación con los miembros de la empresa y notificación a los Miembros de la Sociedad para las juntas, los detalles de las resoluciones propuestas para ser debatidas en las reuniones y el reparto de los estados financieros anuales
  • Entrega de copias de resoluciones especiales y otras resoluciones aprobadas por la empresa
  • Publicar los avisos legales
  • Tramitar las transferencias de acciones
  • Garantizar que las decisiones de la junta se comuniquen debidamente a los Socios

Poderes del secretario de la sociedad

Un secretario de la sociedad tiene la autoridad de realizar contratos dentro de su propia esfera de competencia. No tiene autoridad para hacer contratos sin la autorización expresa de los directores. Cada sociedad de responsabilidad limitada debe tener un secretario de la empresa que llevará a cabo una serie de tareas fundamentales que garantizará el buen funcionamiento de la empresa, que incluye asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales.

Servicio de secretariado de la sociedad

Ofrecemos un servicio de secretariado para la empresa para garantizar que todos los requisitos legales se cumplen, los directores se encargarán del funcionamiento diario de la empresa.

Las funciones que realizará el secretario serán las siguientes:

  • Mantener el Registro de Directores y Secretario
  • Compartir la expedición de certificados y transferencias de registro de acciones
  • Mantener el registro de socios y obligacionistas
  • Disponer lo necesario para los gastos se registre y se inscribirá en el Registro de Cargos
  • Preparación y presentación de las Declaraciones Anuales - tasa adeudada
  • Presentación de documentos en el Registro Mercantil como cambio de domicilio social, los cambios de directores y un secretario

Deberes periódicos

  • Ha sido mandada la Agenda de la Junta Anual a todo los Miembros
  • Se han mandado las copias de las cuentas a todos los Miembros
  • Ha recibido el auditor avisos sobre cada reunión
  • Todos los requisitos para las re-elecciones de los directores se han cumplido
  • Se han completado todos los pagos de dividendos
  • Se ha registrado la declaración anual y las cuentas con el Registro Mercantil
  • Están todos los libros legales y registros al día
  • Los cambios de los directores se han presentado

Registros legales

Somos capaces de actuar como secretario de su Sociedad para mantener su registro legal y asegurarnos de que sus declaraciones anuales se realizan correctamente y a tiempo.

Los registros legales contienen:

  • Registro de los miembros
  • Registro de los directores y secretarios
  • Registro de los intereses de los directores
  • Registro de las tasas

Funciones ocasionales

  • Se han mandado copias escritas de las resoluciones a los directores
  • Se han rellenado correctamente los datos de los directores
  • Se han rellenado correctamente los datos del secretario
  • Se ha registrado algún cambio de nombre de la Sociedad
  • Se ha registrado algún cambio de sede social
  • Los datos que figuran en los documentos de la Sociedad son correctos
  • Se han registrado los cambios realizados a la Estatutos
  • Se han registrado los cambios a la hipoteca de la Sociedad
  • Se han registrado los cambios al capital social autorizado o al capital social emitido
  • La empresa cumple con los Artículos de Asociación
  • Se han registrado las actas de las juntas de los accionistas
  • Ha fallecido o se ha declarado en bancarrota algún miembro de la Sociedad
  • Se han registrado adecuadamente las transferencias de acciones y los resultados